Цели проекта — упущенные возможности?

Мадорская Ю.М.

Многочисленные наблюдения и факты во всевозможных проблемах биологии
указывали ученым,
еще в прошлом столетии, на неоспоримую целесобразность
механизмов и систем, присущих живым организмам.

Эта целесобразность бросалась в глаза как резкое, может быть даже решающее,
 отличие живых систем от каких бы то ни было  феноменов неживой природы. 
Л.В. Чхаидзе
«Координация произвольных движений в условиях космического полета» 

Часть 1. Концентрация

Человек обладает свойством концентрации. Эта замечательная функция мышления позволяет сосредоточиться на достижении поставленной цели, отметая все, что ей не соответствует.

На этом свойстве мозга построено множество психологических практик, помогающих людям достигать желаемого. Одна из иллюстраций работы данного принципа приведена в фильме «Секрет».  Он хорошо показывает, что даже однажды выполненная концентрация на цели позволяет потом автоматически ориентироваться на нее в различных ситуациях, выбирая дороги, которые ведут к данной цели даже на уровне подсознания.  

В то же время неконтролируемый процесс концентрации часто мешает достижению целей, особенно если они не были четко сформулированы на начальном этапе.  Посмотрим, как это происходит при определении целей проекта.

Существует много определений понятия проект, каждое из которых выполняет свою функцию и определяет значимые для конкретной задачи свойства этого понятия. В рамках данной статьи, сконцентрируемся на следующих свойствах: Проект — это ограниченное во времени объединение людей для достижения заданных целей.

Кем могут быть заданы эти цели? — Людьми, участвующими напрямую или нет в данном проекте. Итак, цели проекта — это цели людей. Это очевидное, на первый взгляд, правило часто забывается в реальных проектах. Свойство концентрации хорошо объясняет этот феномен.

Итак, у нас есть заказчики, заинтересованные лица проекта, у каждого из которых есть свои цели:

цели_заказчиков

После магических ритуалов,  которые индивидуальны для каждой организации, цели этих людей материализуются на бумаге в виде целей проекта:

цели_проекта

В этот момент, если не предпринимается специальных усилий, цели намечаемой деятельности перестают быть целями этих людей, отчуждаются и становятся целями проекта, на которых в дальнейшем и происходит концентрация. Все бы ничего, но в дальнейшем интерпретация этих задокументированных целей происходит исходя из целей исполнителей проекта, а не исходных заказчиков, а также других заинтересованных лиц проекта, которые появляются в ходе его выполнения и оказывают влияние на проект.

цели_команды

В итоге начинаются самые разные конфликты, причина которых в непроизвольной концентрации на задокументированных целях проекта и их неправильной интерпретации из-за разрыва связей между заказчиками проекта и данными целями. Результат — неэффективная деятельность, отнимающая лишние материальные и моральные ресурсы у всех участников проекта.  В тоже время, именно в этих причинно-следственных связях (цели заинтересованного лица—-цели проекта) как правило и зарыт «клад».

Часть 2. Система целей проекта

В рамках методического пособия Разработка устава проекта  предложена схема процесса определения системы целей проекта, понимание и соблюдение которой позволяет не потерять из виду существенные связи и открыть не только важные требования к проекту, но и новые возможности.

В данном пособии понятие «Система целей проекта» определена как «согласованная иерархия целей проекта и ожиданий заинтересованных лиц, включающая измеряемые показатели и критерии достижения целей«. Это определение подчеркивает значимость выявления  системы целей как структуры с заданными связями, а не в виде простого списка элементов. При этом связи должны быть определены не только между отдельными целями проекта, но и трассированы к ожиданиям заинтересованных лиц, измеряемым показателям и критериям достижения целей проекта.

Конечно, не все реальные цели и ожидания могут быть зафиксированы на бумаге, но это не означает, что необходимо пропускать процесс определения целей проекта как системы.

Описанная система целей проекта довольно сложная структура, на первоначальном этапе представляющая собой скорее сеть нежели иерархию. Поэтому лучший способ понять, что стоит за системой целей проекта это посмотреть упрощенную модель процесса ее формирования.

Итак, в методическом пособие приведена модель данного процесса, отражающая основные информационные связи между его фазами:

A1.1.1

Что же за этим стоит?

Согласно первому блоку необходимо выявить заинтересованные стороны проекта и их ожидания. На первой итерации как правило это заказчики проекта. В целом заинтересованные стороны проекта — это любые стороны и лица, которые принимают решения или оказывают влияние на лиц, принимающих решения относительно хода проекта.

У каждой заинтересованной стороны есть свой набор образов желаемого будущего, на основании которых она формирует свои цели, связанные причинно-следственными связями. Например:

сеть-целей-в-головеИдея проекта, как правило, начинает материализовываться, когда группа заинтересованных лиц находит общую задачу, входящую в область интересов каждого. После чего формулируется цели проекта.  формирование-целей-проекта-2

Понимание иерархии целей каждой стороны позволяет в этот момент наиболее оптимально определить цели и границы проекта (выполняемые задачи и требования к ним). Что значит оптимально в этом контексте?  Это означает, что с помощью данного проекта будет решено наибольшее количество задач каждой стороны с учетом существующих ограничений.  Очень простой пример, иллюстрирующий эту идею и хорошо всем знакомый — поход в магазин.

Представьте, что вам необходимо съездить за продуктами в дальний магазин, у вас есть машина, а у ваших родителей, живущих неподалеку, машины нет. Наверняка  вы позвоните родителям, что поинтересоваться не нужно ли им чего-нибудь. Таким образом, вы закроете сразу несколько своих целей — обеспечить себя продуктами и поддержать родителей. Родители также получат удовлетворение от того, что увидят вас и порадуются заботливости своего ребенка. С точки зрения дополнительных расходов это не сильно увеличит бюджет проекта, но расширение границ проекта — добавление в него еще одной задачи (завезти продукты родителям) позволит группе заинтересованных сторон достичь большего количества целей. Однако вы не будете обзванивать всех подряд, т.к. это может помешать вам достичь других своих целей — успеть к футболу.

В данном примере все цели достаточно просты и хорошо известны, поэтому легко увидеть как одним проектом их можно закрыть. Во многих других проектах не все так очевидно, поэтому без специальных усилий по выявлению систем целей участников возможно упустить порой фантастические возможности.

Итак, после того как цели проекта определены, уточняется структура задач, которые необходимо решить для достижения поставленный целей. Полученная структура задач должна быть сверена с ожиданиями заинтересованных лиц, т.е. необходимо ответить на следующие два вопроса «Позволяют ли данные задачи достичь целей проекта? Позволяют ли данные задачи достичь целей заинтересованных лиц?«. Успешные проекты характеризуются тем, что второй вопрос не пропускается.

В ходе итеративного построения структуры задач как правило уточняется и иерархия целей каждой заинтересованной стороны.

формирование-задач-проекта

Уточняются не только требования к структуре задач (WBS), но и требования к их содержанию и результатам. Эти требования являются следствием целей заинтересованных лиц и их индивидуальных критериев достижения целей. В примере с походом в магазин одним из таких критериев может быть количество времени проведенное у родителей. Например, если вы забросите продукты и даже не зайдете на полчаса пообщаться, то родители могут подумать, что вы завозите продукты просто потому, что «так надо», а не потому, что вам хочется их увидеть. Таким образом они не смогут достигнуть цели «быть поддержанными вами» и ваши дополнительные затраты на проект будут потрачены впустую, а может быть даже и во вред, т.к. родители могут обидеться, проект будет провален.

уточнение-задач-проектаРезультатом данного нетривиального процесса является система целей проекта  — согласованная иерархия целей проекта и ожиданий заинтересованных лиц, включающая измеряемые показатели и критерии достижения целей. Как правило в уставе проекта, как официальном документе, из всех целей фиксируется лишь верхушка айсберга — цели проекта и их декомпозиция на задачи верхнего уровня. Но руководитель проекта, для успешного его выполнения, обязан управлять всей системой целей. Если невозможно зафиксировать напрямую цели/ожидания заинтересованных лиц, то снизить риски проекта поможет фиксация требований к задачам проекта — структуре, содержанию, результатам, выявленных на основании целей заинтересованных лиц.

айсберг

В любом случае, проработка всей системы целей позволяет снизить проекта, повысить шансы на успех и увидеть скрытые возможности.

Так как при проектировании сложных систем удержать в голове  всю систему целей и успешно оперировать ее элементами сложно, если не сказать невозможно, для автоматизации этой задачи удобно использовать систему управления требованиями 3SL Cradle, которая позволяет легко проводить реструктуризацию, определять различные типы связей между элементами и выводить иерархию в различных представлениях, удобных для анализа. Одна из несложных иллюстраций применения системы управления требованиями для управления целями приведена в статье Управление системой целей с 3SL Cradle

Хотите сослаться на эту статью? Используйте правильную ссылку:

Мадорская Ю.М. Цели проекта — упущенные возможности? //Практика проектирования систем.-2013. [электронный ресурс] — Режим доступа: http://reqcenter.pro/project-goals/, свободный. — Загл. с экрана

Опубликовано в: